先日から「スペースコスト削減作戦」を遂行しています。
昨日も会社のキャビネットをチェックし、かなりの書類を破棄しました。
個人情報などが入ったファイルは、クロネコヤマトの機密処理ボックスに出しました。
段ボールのまま、溶解作業をしてくれます。
きのうは4箱出しました。
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もう何年も全く使うことなく、ずっと入れっぱなしのファイルが随分ありました。
社内旅行の写真などもたくさん置いていたのですが、これも思い切って処分。
昔は社員数が多かったので、旅行先で大型バスをチャーターしていました。
今年の旅行など、家の事情で参加できない人が何人かいることもあるのですが、車1台で移動可能な人数。
ものすごく機動的です。
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会社の書類や備品の中には「何のためにあるのか」や「誰のために置いているのか」が分からないものがいっぱいあります。
これを処分するのはトップの決断しかないということが、今回本当によく分かりました。
社員数が増えるほど、誰が保管しているかがよく分からなくなり、処分が難しくなります。
先日オフィスの見学をさせていただいた大手コピーメーカーでも「書類は1年経ったら処分」と明確なルールを設けていました。
そうでないと際限なくファイルが増えてしまうのでしょう。
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捨てるという行為は、過去に囚われることをやめ、将来に目を向けることを意味します。
やってみるとよく分かるのですが、過去の足かせから解放され、運気が明らかに上昇することが実感できます。
一生懸命にファイルしてきた書類も、今回バサッと捨てました。
とうことは、ファイルすること自体にあまり意味がなかったのではないか？
つまりやらなくてもいい仕事に時間と手間を使ってきたわけです。
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会社の仕事の中には「やらなくてもいいことを一生懸命やっている」なんてことが少なくないのではないでしょうか。
ひょっとしたら2割ぐらいあるかもしれません。
ということは、どちらでもいい仕事をカットするだけで、社員数を2割減らせるわけです。
少なくとも、もっと収益を稼げる部門に人を回せることになります。
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当社でも計6人ぐらいでやっていたある仕事を、アウトソーシングすることにより、今は半分の3人でやっています。
アウトソーシングの費用を入れても、経費がかなり減りました。
売上増に必死にならなくても、コストダウンの分がそのまま利益となって出てくるのです。
こんなことにどうして今まで気がつかなかったのか不思議でなりません。
たぶんほかの会社でも、そんなムダが山ほどあるに違いありません。
きっと経営者の思い込みや見栄や無知がそうさせているのだと思います。
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自分たちがいったい何をやっていきたいのかを、最初にハッキリさせなければいけません。
いわゆるコンセプト作り。
そこを明確にしないで、拡大路線を取っていくのは危険なのです。
私も経験がありますが「行け行けどんどん」は勢いがあって面白いのです。
まあ若い時はそれでいいのかもしれません。
ただ行く先に崖があるのに進むのは、死に急いでいるとしか見えません。
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今日は会社の定休日ですが、新しいパソコンと電話の導入工事があります。
どちらも社内無線化。
会社の床を這うコードがなくなります。
どんな感じになるのか、ものすごく楽しみです。
それにともないオフィスのレイアウトも変えようと思っています（明日社員が出社してきたときに、あっと驚くぐらい変えられたら面白いのですが）。
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書類や備品をどんどん処分したことにより、スペースに余裕が出てきました。
また社員減により机を始め、諸々（もろもろ）のものをなくすことができます。
これまたスペースが出現。
余ったスペースで、まとまった空間ができそうです。
これを何かに活用できないかが次の課題です。
