「経理」と「集金管理」

久しぶりの休日らしい休日。
まずはブログ書き。
カノンと散歩のあと、買い置いていた、ちょっと高めのワインを飲み、そのまま睡眠。
たまっていた体の疲れと頭のストレスを取り除きました。
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山田日登志さんのカイゼンの本を読み、何とか事務や賃貸管理の流れに応用できないかを考えています。
ちなみに「改良」はお金をかけての改善、「カイゼン」は知恵を絞っての改善だそうです。
経理担当者が辞めることになり、「経理」と「集金管理」をどう引き継ぐのかを考えなくてはなりません。
同じやるなら知恵を絞って、新しい方法を取り入れてみたいと思っています。
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日本経済は製造業が頑張っており、トヨタ生産方式を始め、世界一の製品をこしらえる基盤がしかりしています。
しかしデスクワークを中心とした仕事は、まだまだ合理化の余地があるように思います。
ましてや不動産業などは「ザルで水をすくう」のではなく、「すくった水をザルにいれている」ようなもの。
それだけカイゼンの遣り(やり)甲斐(がい)があるというものです。
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一倉定先生は「会社をいかに市場の変化に合わせるかを考えるのが社長の仕事であって、コストダウンなどの内部に目を向けていてはダメだ」との教えでした。
内部に目を向けていては、100のものを110にすることは出来ても、100を200や300にすることは出来ないとのことです。
確かに一理あるのですが、ここは一つ本気で事務の合理化に打ち込んで見たいと思うのです。
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毎年、年初に「経営方針発表会」を行います。
そのためには「経営方針書」の作成。
さすがにこの時には「わが社の経営」を一生懸命に考えます。
しかしそれ以外では、ほとんど考えない。
ブログを書き出してからは、けっこう経営のことを考える機会が多くなりました。
ブログ相手に「ぶつぶつ」とつぶやきながら、イメージを言葉にする努力をするからです。
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私の経験では、経営を考えるのに一番いい課題は「3年後のわが社」です。
3年後どういう会社にするのかのイメージをハッキリさせ、それに向かって今の会社を改造していく。
会社だけでなく、自分自身のカイゼンにも、この方法が一番いいような気がしますが、この場合は期間を短くして「1年後の私」ぐらいが、ちょうどいいかもしれません。
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さて本日の課題に戻ります。
「経理」と「集金管理」。
経理の「帳簿付け」は基本的にはアウトソーシング。
ほかには集金家賃以外の入金チェックや、振込みの「通帳管理」がありますが、これはアウトソーシングするわけにはいかないと思います。
振込みは原則、会社のパソコンからするようにし、銀行へ行くのは極力少なくしたいと思います。
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経理の基本は「伝票レス」「現金レス」そして「人員レス」。
これを徹底するだけで、たぶん3割は作業時間をカットすることが出来ると思います。
領収書だってキチンと糊付けしたりしない。
時間がもったいないからです。
領収書は時系列で、どんどんボックスに放りこんで行けばいいと思っています。
出来るだけキャッシュレスになるように、クレジットカードやプリペイドカードの利用も考えたいと思います。
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残業によって変わる毎月の支給額も、それを計算するだけで人員と時間を取られます。
従って「営業手当」のように最初から固定のものにし、「残業手当」と「土・日手当」は廃止。
最初から給与に上乗せした額をオンしておきたいと考えています。
給与だけでなく、毎月固定で支払わなければいけないものはパソコンにそれを登録しておき、手間を少しでも省いていこうと思います。
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仲介手数料などは、すべて現金での入金なので、完璧なキャッシュレスは無理です。
出金の方も“ちょこちょこ”とあるので、小口現金は必要でしょう。
それ以外は、一度徹底的にキャッシュレスをトライしてみようと思います。
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「集金管理」は基本的にはアウトソーシング。
現在の「集金管理」はどちらかいうと手作業的要素が強いようです。
そうなると従事する社員の能力に依存することになり、また担当者が辞めるごとに、また一からのやり直しとなります。
今回のアウトソーシングは、社員の手間を省くというメリットもありますが、コンピュータを使って管理するという意義の方が強いのです。
集金管理用のソフトを作り、データを入れ、今後はすべてパソコンで管理していく。
どこの賃貸管理会社でも、管理の方式に頭を痛めています。
せっかくのチャンスなので、中小管理会社のモデルとなるようなシステムを作り上げたいと意欲を燃やしています。