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社長や社員の立替経費も、月に一度「経費精算書」を出してもらいます。
勘定科目もその人に書いてもらうので、経理は勘定科目で迷うことはありません。
そして立替経費は給与と一緒に銀行振り込みすればいいわけです（あくまでもキャッシュレス）。