「経理」と賃貸管理の「集金管理」をアウトソーシングする方向で検討しています。
経理もその内容を2つに分けると「帳簿付け」と「口座管理」。
「帳簿付け」はP/L・B/Sなどの作成一式。
会計ソフトを活用し、伝票レス（ペーパーレス）でいきたいと考えています。
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「口座管理」は入出金の管理。
「振込み業務」はここに入ります。
この口座管理はアウトソーシングが出来ず、新しく担当を決めたいと思います。
これで大きな枠組みは決まりました。
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「集金管理」は毎月1,500件ぐらいある賃料入金のチェックと、各オーナーへの賃料振込みと精算報告書の送付です。
アウトソーシングする場合、いま使っている管理ソフトではなく、アウトソーシング先が作成する新しいソフトを使用することになります。
いま使っている管理ソフトのデータを全部新しいソフトに移しかえます。
これにより現ソフトで出来る機能はほとんど全部新ソフトで出来ることになります。
ただ一つ、インターネットへの不動産検索サイトへの自動登録だけが出来ません。
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現ソフトは全く使わなくするのか、あるいは新ソフトとの併用にするのか、その場合入力がダブらないようにするにはどうすればいいのか等々は、現時点ではちょっと判断できません。
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アウトソーシング先のスタッフの方たちと、当社のスタッフたちとで、作業の流れを打ち合わせしました。
今も集金管理を何人かで行っているのですが、それぞれが自分の領域を超えることなく、自分の範囲内で処理し、そのため全体としての改革が出来なかったように思います。
仕事が孤立していて、連携していないような印象を持ちました。
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また退職する担当者が20年間も集金管理のコアとなる業務をこなしていたので、そこのところがブラックボックス化していた感があります。
ほかのスタッフは私も含めて、その仕事の内容が全く分からないのです。
有能なので、イレギュラーな案件をその都度うまく処理し、それがゆえに逆に業務の根本的改革にはつながらなかったのかもしれません。
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賃貸の滞納保証サービスも4種類ぐらい使っています。
その都度いろいろな理由で取り入れたのだと思いますが、管理をシンプル化するためには一本化する必要があったと、今頃気づきました。
管理するには一定のパッケージ化をすることが大切です。
イレギュラーなことを認めていったのでは、管理がややこしく、またコストアップにつながってしまいます。
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管理業務は今流行(はやり)の「多品種少量生産」では上手くいかないのです。
「少品種大量生産」こそ適しているのです。
ちょっと話がズレますが、好業績を何年も維持しているマブチモーターは、直流モーターに特化した「少品種大量生産」。
業種や商品やシステムによって、最適方式が自ずと違ってくるのであって、何が正解と決め付けるわけにはいかないようです。
